Facilis Conférence assistée

Solution avec service complet d'audio conférence

Le service Facilis Conférence assistée par un téléphoniste est une solution adaptée et personnalisée qui vous permet de simplifier et de mieux gérer les conférences les plus exigeantes. Que vos interlocuteurs comptent une douzaine de cadres, d’investisseurs et d’analystes ou 2 500 membres de votre personnel de vente, Facilis rassemble tout le monde pour un événement planifié, géré et exécuté sans anicroche.

Les réservations se font par téléphone ou en ligne et vous pouvez ajouter des fonctions comme une séance de questions ou encore l’enregistrement ou la transcription de l’événement pour vous assurer d’obtenir de l’appel tout ce dont vous attendez. Au moment de la conférence, les participants doivent composer un numéro sans frais et ils sont accueillis par un téléphoniste de Facilis qui leur donne accès à la réunion que vous avez planifiée.

Une solution adaptée qui répond à vos besoins

Avec une vaste gamme de fonctions et d'options, la Facilis Conférence assistée pourra répondre à tous vos besoins en matière de conférence. Grâce à la Facilis Conférence assistée, vous pourrez :

  1. faire des réunions de suivi ou de mise à jour hebdomadaires
  2. animer des réunions d'équipe interfonctionnelle
  3. effectuer des conférences événementielles spéciales
  4. réaliser des conférences de relations avec les investisseurs

Le service de Facilis Conférence assistée par un téléphoniste offre une variété de fonctions qui vous permettront de profiter pleinement de vos conférences audio.

Facilis Conférence assistée offre les avantages additionnels suivants :

  1. Une variété de services et de fonctions faciles à utiliser
  2. L'aide d'un téléphoniste expert et bien renseigné pendant toute la durée de l'appel
  3. Des options d'inscriptions multiples facilitent l'entrée des participants à la conférence
  4. La gestion et le traitement professionnel de tous les détails de votre conférence

Fonctions disponibles

Profitez au maximum du service Facilis Conférence assistée grâce aux nombreuses fonctions mises à votre disposition.

Planifiez votre téléconférence

Réservations en ligne

Faites une réservation au moment qui vous convient.
1 877 820-8348

Numéro sans frais pour réservations

Vous pouvez planifier votre téléconférence en composant le numéro de réservation qui vous a été attribué. Un de nos téléphonistes dévoués vous guidera dans le processus et répondra à vos questions.

Inscription à un événement

Vous pouvez assurer la gestion de conférences d’envergure et le suivi des participants. Vous décidez quels renseignements vous souhaitez obtenir de la part des participants et pouvez choisir des options pratiques comme l’envoi de rappels par courriel et de messages personnalisés. En disposant de l'accès par téléphone ou par Internet, vous pouvez mettre sur pied un programme d’inscription qui répond vraiment à vos besoins.

Planification des appels périodiques

Vous pouvez gagner du temps si vous devez organiser des conférences sur une base régulière. Un avis de réservation sera automatiquement généré selon la fréquence et la durée que vous aurez spécifiées. La planification des appels périodiques constitue un moyen idéal pour rappeler les réunions d’équipe quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles et pour effectuer une mise à jour sur des projets. Aucuns frais ne s’appliquent si vous sautez une conférence.

Codes de comptabilité de projets (codes CCP)

Les codes CCP vous permettent d’acquérir plus d’efficacité quand vient le temps de facturer des heures. Ces codes conviennent parfaitement aux avocats, aux consultants et aux autres professionnels qui assurent le suivi de projets par le biais d’un centre de coûts. Chaque fois que vous faites une réservation, nous pouvons enregistrer les données de votre centre de dépenses, de votre service ou de votre emplacement. Ces renseignements figureront ensuite sur votre facture mensuelle.

Confirmation par télécopieur ou par courriel

Vérifiez deux fois les renseignements propres à votre téléconférence. Vous pouvez recevoir une confirmation pour votre conférence par télécopieur et (ou) par courriel, selon votre préférence.

Diffusez et enregistrez votre téléconférence

Diffusion audio

Envoyez un message vocal à des centaines ou à des milliers de personnes. Cette option vous permet d’envoyer un message vocal de manière simultanée à toutes les personnes participant à l’appel.

Diffusion par télécopieur ou par courriel

Vous pouvez envoyer par télécopieur ou par courriel des renseignements relatifs à l’événement avant ou après sa tenue. La diffusion par télécopieur ou par courriel vous permet de vous assurer que tous les participants reçoivent les renseignements nécessaires avant ou après une téléconférence.

Web conférence

Vous pouvez rendre votre audio conférence plus conviviale et plus interactive en y ajoutant des éléments visuels. Vous pouvez partager une présentation ou faire jouer un clip vidéo pour donner plus d’effet à votre réunion. La Web conférence vous donne la possibilité de collaborer sur des documents, de partager des applications, de sonder l’opinion des participants ou de leur montrer de quelle façon utiliser un site Web.

Diffusion en continu

Vous pouvez compter sur la Web diffusion pour transmettre votre message au plus vaste public possible. Votre conférence est accessible en direct sur Internet et elle peut être archivée pour être écoutée plus tard. Vous pouvez ne présenter que la portion audio de votre appel ou présenter aussi des diapositives.

Facilis MP3

Vous pouvez enregistrer votre appel en mode numérique à l’intention de toute personne qui n’a pas pu y assister en direct ou qui aimerait l’écouter de nouveau. Facilis MP3SM vous permet de le faire en composant un numéro payant, sans frais ou international sans frais pour obtenir un accès facile 24 heures sur 24, sept jours sur sept.

Enregistrement sur CD ou bande

Vous pouvez obtenir un enregistrement de haute qualité de votre événement sur un CD, une cassette, une microcassette ou une bande audionumérique aux fins d’archivage. Pour naviguer facilement parmi les séquences de l’enregistrement, nous offrons aussi une indexation du CD.

Transcription

Vous pouvez obtenir une transcription imprimée ou électronique des propos échangés durant la conférence. Les transcriptions se révèlent utiles pour identifier des extraits et des citations devant figurer dans les communiqués de presse publiés à la suite d'un événement. Vous pouvez choisir la transcription entière de l'appel ou seulement la période de questions. Nous offrons plusieurs options de distribution en fonction de vos besoins spécifiques.

Réseau de relations publiques

Vous pouvez organiser des conférences de presse, annoncer une fusion ou une acquisition ou partager les résultats d’une conférence avec les investisseurs à l’aide de notre réseau de relations publiques. Les renseignements que vous souhaitez communiquer sont transmis à plus de 200 sites Web, liés au domaine des finances, et journaux grâce à notre réseau de partenaires.

Accédez à votre téléconférence

Numéro international

Vous pouvez élargir votre présence dans le monde grâce aux solutions de conférences internationales de Facilis. Nous proposons aux participants quatre méthodes de se connecter à votre téléconférence, dont des liens par le biais de nos centres d’appel internationaux, des numéros payants et sans frais et une option de composition extérieure.

Composition extérieure

Facilis peut appeler les participants au lieu que ces derniers composent un numéro pour se joindre à l’appel. Il vous suffit de nous communiquer les noms et les numéros des participants, et un téléphoniste se chargera de les convier à votre téléconférence.

Mode exposé

Vous pouvez mettre en sourdine les lignes téléphoniques des invités pendant la présentation pour réduire les bruits de fond pour vous permettre de livrer votre message sans interruption.

Mode direct

Sélectionnez le mode direct pour vous joindre rapidement à une audio conférence. Cette option permet aux participants de se joindre immédiatement à une conférence et de discuter avant que l’appel ne débute officiellement.

Event Plus

Vous pouvez accélérer l'inscription aux conférences d'envergure en permettant aux participants de s’y joindre plus rapidement grâce à un processus Facilis Conférence automatisée. Le leader peut bénéficier de l’aide d’un téléphoniste, et les appels peuvent regrouper jusqu'à 10 000 participants.

Mode musical

Les participants peuvent bénéficier d’une attente musicale jusqu'à ce que la téléconférence débute. Le mode musical permet de créer une atmosphère formelle pour la conférence.

Tonalités d’entrée et de sortie

Une tonalité retentit quand un participant se joint à la téléconférence ou qu’il la quitte. Ainsi, chacun en est informé sans qu’il soit nécessaire d’interrompre la conversation.

Annonce de nom

Un téléphoniste peut annoncer le nom des participants au fur et à mesure qu’ils se joignent à la conférence pour que chacun sache qui participe à l’appel. Cette option vous permet d’assurer plus facilement le suivi de votre auditoire.

Appel des noms

Le téléphoniste peut annoncer le nom des participants qui se sont joints à l’appel. L’appel des noms permet de confirmer que tous les participants attendus sont présents.

Leader en premier ou en dernier

Vous pouvez créer une atmosphère conviviale pour la conférence en vous y joignant avant les autres participants. Cela vous donne ainsi la possibilité d’accueillir les participants au fur et à mesure qu’ils se joignent à l’appel. Vous pouvez aussi vous joindre en dernier à la conférence, après les autres participants, pour créer une atmosphère plus formelle. L’arrivée du leader en dernier est recommandée pour les présentations d’envergure et les événements comportant un discours.

Administrez votre téléconférence

Sous-conférence

Des invités préalablement sélectionnés peuvent participer à une discussion privée avant le début de la conférence. Une sous-conférence vous permet de passer en revue des détails de dernière minute, des questions secondaires et d’autres sujets ne relevant pas du domaine public.

Ligne de communication

Vous pouvez discuter avec un téléphoniste à l’écart de la conférence principale afin de lui transmettre des renseignements en coulisse, de préparer la présentation de conférenciers invités ou de donner des signaux de présentation. Une ligne de communication permet de gérer plus facilement les conférences d’envergure.

Enregistrement promotionnel

Vous pouvez envoyer à vos participants un enregistrement de Facilis qu’ils écouteront en attendant que la conférence débute. Un enregistrement promotionnel donne le ton de l'appel et peut offrir aux participants des renseignements pertinents sur le conférencier ou le sujet traité durant la conférence.

Scénario personnalisé

Vous pouvez composer un message spécial en guise de formule d’accueil, pour la séance de questions ou pour les commentaires de clôture. Votre message sera lu par le téléphoniste durant la conférence. L’utilisation de scénarios personnalisés vous permet d’adapter vos appels selon vos préférences.

Facilis MP3

Vous pouvez organiser vos enregistrements réalisés à l’aide de Facilis MP3 de manière à ce qu’ils comportent un menu personnalisé et facile à utiliser pouvant être consulté par composition d’un numéro sans frais. Facilis MP3 est fréquemment utilisé pour organiser des formations et offrir des mises à jour de vente.

Studio d’enregistrement numérique Facilis MP3

Vous pouvez transmettre votre message sans organiser de conférence téléphonique. Il vous suffit d’enregistrer votre message, que vous pourrez écouter et modifier, à l’aide du système d’enregistrement Facilis MP3 et du clavier de votre téléphone pour entrer des commandes. Le système d’enregistrement peut être utilisé 24 heures sur 24, sept jours sur sept, en composant un numéro sans frais. Le studio d’enregistrement numérique constitue un moyen facile et souple de préparer un message à l’intention de vos destinataires.

Mise en sourdine et hors sourdine de groupe

Vous pouvez mettre en sourdine les lignes des participants en appuyant sur une touche de votre téléphone ou en demandant au téléphoniste de le faire. Cette fonction permet de réduire les bruits de fond et de limiter les interruptions durant votre conférence.

Mise en sourdine et hors sourdine personnelle

Les participants peuvent mettre en sourdine leur propre ligne en appuyant sur une touche de leur clavier téléphonique. Cette fonction réduit les bruits de fond causés par les téléphones sans fil et les téléphones à haut parleur.

Recueillez des données pour votre téléconférence

Leader-View

Cette interface Web simple vous permet, de manière privée, de voir les participants en temps réel durant la conférence téléphonique. Vous pouvez voir le nom des personnes qui souhaitent poser une question en plus d’autres renseignements pertinents. Leader-ViewSM permet de gérer efficacement les relations avec les investisseurs et d’autres conférences publiques.

Sondage

Vous pouvez faire appel au téléphoniste pour demander aux participants de répondre à un sondage. Vous déterminez les questions avant la conférence et les participants y répondent à l’aide des touches de leur clavier téléphonique. La fonction de sondage vous permet de recueillir instantanément l’opinion des participants et ainsi accroître leur taux de participation. Vous recevrez un rapport contenant toutes les réponses classées par question et par participant.

Séance de questions

Les participants ont la possibilité de poser des questions durant la conférence. Les participants signalent qu’ils souhaitent poser une question en se servant de leur clavier téléphonique, alors que le téléphoniste gère la file d’attente des questions de manière professionnelle et ordonnée.

Rapport des participants

Vous pouvez consigner les noms, heures de présence, numéros de téléphone et jusqu’à quatre renseignements que les participants devront fournir au moment où ils accéderont à votre événement. Vous recevrez ces renseignements par télécopieur ou par courriel aux fins de référence. Vous saurez ainsi qui a reçu votre message, qui l’a raté et auprès de quelles personnes effectuer un suivi.

Facilis MP3 Plus

Ce service permet aux participants qui écoutent l’enregistrement réalisé avec Facilis MP3 de répondre aux questions enregistrées à l’aide de leur clavier téléphonique. Les réponses sont transcrites dans un rapport que vous recevrez par la suite. Le service Facilis MP3 Plus peut être utilisé avec le service Facilis MP3 de base ou avec le studio d’enregistrement numérique Facilis MP3.

Messages-guide parlés Facilis MP3

Les participants peuvent dicter un message après avoir accédé à la fonction d'enregistrement Facilis MP3. Les messages-guide Facilis MP3 servent à enregistrer le nom d’un participant, le nom de son entreprise et ses commentaires au sujet de votre enregistrement. Les réponses sont transcrites dans un rapport que vous recevrez par la suite.

Rapports Facilis MP3

Vous pouvez conserver des renseignements sur toute personne qui a écouté votre enregistrement Facilis MP3. Ces renseignements sont transcrits dans un rapport que vous recevrez par la suite.

Question fréquentes

En optant pour une audio conférence assistée, vous disposez de l’aide nécessaire pour mener à bien des conférences importantes. Voici une liste de questions fréquentes sur l’organisation de conférences téléphoniques et sur l’utilisation des fonctions de Facilis Conférence assistée.

Pourquoi devrais-je recourir à Facilis Conférence assistée?

Vous pouvez opter en tout temps pour Facilis Conférence assistée. Vous aurez ainsi l’assurance de pouvoir faire une réservation et de bénéficier de l'accueil à la conférence par un téléphoniste. Ce service convient aussi parfaitement si vous voulez utiliser des fonctions spéciales comme la diffusion en continu, la production de rapports de participation, ou Facilis MP3 pour la transcription ou l’enregistrement de la conférence.

Comment puis-je planifier une conférence téléphonique?

Pour planifier une conférence téléphonique assistée :

  1. Communiquez avec notre service de réservation :
    • Pour Facilis Conférence assistée de base,  communiquez avec notre service de réservation au 1 877-820-8348
    • Pour la tenue d’événements, communiquez avec le service de réservation pour événements au 1 877-820-8348
    • Vous devez indiquer si vous préférez recevoir une confirmation de votre réservation par courriel ou par télécopieur. Les confirmations de réservation comprennent votre numéro de conférence, la date et l'heure de celle-ci, tout service rehaussé et les renseignements nécessaires pour accéder à la conférence.
  2. Informez les participants de la date et de l’heure de la conférence, ainsi que du numéro et du nom de la conférence. Vous pouvez aussi recourir aux services d’avis de conférence offerts par Facilis.
  3. À l’heure prévue, il vous suffira de composer le numéro assigné à la conférence. Un téléphoniste vous accueillera et vous conviera, ainsi que les participants, dans une
    « salle de réunion » jusqu’au moment où la conférence débutera.

Pour quel genre de conférence ce service convient-il?

Les conférences assistées conviennent pour les réunions comptant de trois à 10 000 participants.

Quelles fonctions la Facilis Conférence assistée offre-t-elle?

Les conférences assistées sont associées à des fonctions d’appel, comme l’inscription, la diffusion en continu, la transcription ou la baladodiffusion.

Puis-je demander l’aide d’un téléphoniste durant la conférence?

Oui. Vous pouvez demander l'aide d'un téléphoniste en tout temps en appuyant sur *0 sur le clavier de votre téléphone.

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